Case

Dag Management - Count & Cooper Kerstfeest

Dag Management van een event – als het niet je werk is – is behoorlijk intens. Je hebt jouw bedrijfsfeest/kick-off/klant diner helemaal gepland, en nu is het de dag van jouw event. Alles komt bij elkaar, honderd puzzelstukjes moeten in een keer in elkaar vallen. Dat is nogal wat. Bovenop al die werkstress, krijg je eigenlijk ook geen kans om van jouw event te genieten. Wij kregen de mogelijkheid om precies dit voor een klant te mogen doen. Voor ons was dit event een pareltje omdat alles in een sneltrein vaart uit onze trukendoos moest worden getrokken.

De case

Voor het Kerstfeest van Count & Cooper in het prachtige Koninklijk Instituut voor de Tropen mochten wij aan het einde van het proces inspringen en helpen het dag management uit handen nemen waardoor zelfs de interne organisatie commissie mocht mee genieten van hun eigen personeelsfeest. Een maand voor het event vielen we met de neus in de boter en mochten we gelijk een vliegende start maken met het project. Die druk is iets wat wij als event managers met gemak omdraaien tot hyper productiviteit.

In het oog van de storm

Uiteraard kan je niet als event manager op de dag zelf aankomen en “zomaar” het dag management overnemen. Er gaat toch een proces aan vooraf. Met een paar strategisch geplaatste meetings en een waslijst aan vragen was het eenvoudig om de stand van zaken in kaart te brengen. Daarna was het een kwestie van openstaande items te priotiseren bij klant, de locatie, techniek en (onze eigen) entertainment. Die items vervolgens af te werken, knopen door te hakken en alle beslissingen te bundelen in een draaiboek. Waardoor iedereen op de dag zelf weet waar ze aan toe zijn en wat van hen verwacht wordt.

Het event

Op de dag van het event was het belangrijk voor de organisatiecommissie van Count & Cooper dat zij met alle collega’s ook mee konden doen met de feestelijkheden, dus hebben wij alle contact met derden opgepakt en buiten een laatste doorloop voor het event alle overige verantwoordelijkheden ook overgenomen. Alle sleutel onderdelen van event organisatie kwamen bij elkaar. Deze pyramide gebouwd zien worden volgens plan is waar wij het werk voor doen.

Daghost

Wat dit event extra leuk maakte voor ons was de behoefte voor een dag host.

Een compleet event met een receptie, diner en feest in verschillende ruimtes en ook nog een programma met speeches, filmpjes en meer creëerde de behoefte voor een dag host. Iemand die de tijd in de gaten hield, het programma vooruit duwde en de mensen betrokken hield. Iemand op de voorgrond. Als event manager zijn wij vaak de spin in het web achter de schermen, die alle lijnen strak houdt terwijl op voorgrond alles gebeurt. De daghost moet op de voorgrond staan om mensen te sturen en is een drijfveer voor het programma. Dat wij die kans krijgen gebeurt weinig, maar is altijd leuk. Iets wat de band met de klant en de gasten versterkt en zeker ook het plezier.

Wat onze klanten zeggen

“De Eventfabriek, met in het bijzonder Esther de Waard, heeft het Count & Cooper Christmas team in de eindsprint van de voorbereiding veel taken uit handen genomen, de partijen en onderdelen aan elkaar gekoppeld, om er een succesvol en legendarisch kerstfeest in het Koninklijk Instituut voor de Tropen van te maken als afsluiter van ons jubileumjaar!”

Jack Geerlings | Senior Project Lead | Count & Cooper 2023