Online event organiseren: van doelen stellen tot succes meten
Welke elementen zijn essentieel als je een online event organiseert? Voorop staat altijd jouw doel, jouw reden voor het organiseren van een online event. Vervolgens zetten wij de drie kern elementen; concept, content en techniek, in om dat doel te bereiken. In dit artikel leggen wij je uit hoe wij dat aanpakken en vervolgens het succes van je online event kunnen meten.
Het doel van jouw online event
De drie belangrijkste elementen van een online event zijn het concept, de content en de techniek. Maar het organiseren van een succesvol online event begint met een doel.
Wat is jouw hoofddoel? En hoe gaat dit evenement daaraan bijdragen?
Een marketing-, communicatie-, sales- of bedrijfsstrategie vertelt in hoofdlijn wat je wilt bereiken maar wat gaat dit event concreet opleveren? Je kunt het zelfs hebben over gedragsverandering van de bepaalde doelgroep: welke verandering wil jij bij ze zien, na het deelnemen van het event? Wil je dat ze je product gaan kopen of gaan promoten? Wil je dat ze anderen inspireren? En zo ja, met welk doel? Het antwoord is voor ons het vertrekpunt van concept, content en techniek én bepaalt hoe we het succes van een event kunnen bepalen en meten.
Conceptontwikkeling online event
Met welk concept gaan we jouw doelen realiseren?
Het concept is het centrale idee van het online event. Je kent waarschijnlijk al diverse online concepten zoals een webinar, interview of live talkshow maar er zijn nog veel meer concepten mogelijk. Ook een combinatie ervan in één event kan gewenst zijn. Wij helpen jou kiezen welke aanpak het best past en ontwikkelen samen een compleet concept. Dat betekent ook dat wij een kritische spiegel voorhouden om scherp te kunnen zetten hoe wij het event het best aan kunnen laten sluiten bij de identiteit van jouw organisatie. We denken niet alleen vanuit jouw doel, maar dagen je ook uit om na te denken waar je doelgroep nu écht behoefte aan heeft. Zo komen we tot een geschikt concept en gaan we over tot realisatie, het daadwerkelijke verhaal.
Online event: Content
Welke boodschap moet bij jouw doelgroep op het netvlies komen?
De daadwerkelijke inhoud van het programma is instrumenteel in het behalen van jouw doelstellingen. Maar welke mogelijkheden kan je allemaal uitkiezen? De inhoud moet niet alleen aansluiten op de interesse van de doelgroep en hun aandacht vasthouden, de inhoud moet zorgen voor de gewenste gedragsverandering. Door jouw event in te delen in hoofdstukken zorgen we ervoor dat elk hoofdstuk zijn eigen bijdrage levert aan de doelstelling.
Whitepaper Succes met online events
Wil jij meer weten over de voordelen van online events of wat er allemaal komt kijken bij een online event productie? Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in één whitepaper, laat je e-mailadres achter en je ontvangt het whitepaper direct!
Door verschillende contentvormen te gebruiken – presentatie, video, animatie, interactieve óf pre-recorded content – zorgen we voor de afwisseling die maakt dat jouw doelgroep geboeid blijft. Deze content is ook voor én na een event waardevol. Een pakkende uitnodiging kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat veel meer genodigden inschakelen. Bijvoorbeeld door als uitnodiging een video van de key note speaker te sturen waarin deze alvast een tipje van de sluier oplicht. Nieuwsgierigheid zorgt voor deelnemers!
Techniek van een online event
Hoe zorgen we voor de perfecte ervaring?
Techniek is onmisbaar voor een succesvol event. Anders dan velen misschien verwachten speelt techniek een grotere rol bij online en hybride events dan bij live events. In een zaal heb je één blik op de spreker, misschien ondersteund door een aantal schermen. Een online kijker is, door TV, meerdere beelden gewend én heeft deze nodig om haar aandacht bij het event te houden. In de praktijk betekent dit dat je vaker wisselt van beeld, hoeken en content.
Daarnaast heeft ieder element van je event impact op de techniek. Hanteren we meerdere opzetten, bijvoorbeeld talkshow én interview, dan moeten we ervoor zorgen dat alle camera- en geluidsposities vooraf goed geregeld zijn. Gaan we verschillende soorten content tonen of zelfs mengen? Dan moet de regie en infrastructuur dit probleemloos toelaten. Het laatste dat jij wil is dat de online bezoeker voor een rommelig of zelfs zwart scherm komt te zitten. Het kruisje is immers zo gevonden vergeleken bij het opstaan en weglopen uit een congreszaal met 500 aanwezigen.
In de praktijk zorgt een excellente technische voorbereiding en ervaren regie voor het beste resultaat. In die voorbereiding zit overigens nog een drietal cruciale aandachtspunten: rehearsal, rehearsal, rehearsal.
Hoe meet je het succes van een online event?
Vaak verschillen online en offline succes niet zoveel van elkaar want in beide gevallen bereik jij jouw doel: gedragsverandering. Soms is dat een verkoopdoel, mensen kopen jouw nieuwe collectie, maar het kan ook een sociaal doel zijn, mensen voelen zich verbonden met hun nieuwe werkgever.
Door jouw doel als vertrekpunt te nemen zorgen wij ervoor dat jouw evenement zich altijd daarop richt. Samen bepalen we de KPI’s zoals opkomstpercentage, bereik, kijktijd of waardering per sessie en bespreken we hoe we verder kunnen bepalen hoe succesvol jouw online event is. Zo leren we uit deze data bijvoorbeeld wat de kijkers als prettig hebben ervaren en waarover ze meer willen weten tijdens een toekomstig event.
Whitepaper Succes met online events
Wil jij meer weten over de voordelen van online events of wat er allemaal komt kijken bij een online event productie? Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in één whitepaper, laat je e-mailadres achter en je ontvangt het whitepaper direct!
Case: Online event voor het Leger des Heils
Net als veel organisaties stond ook het Leger des Heils in 2020 voor de uitdaging om tijdens de corona pandemie in contact te blijven met haar achterban. Dat was het vertrekpunt voor het organiseren van een succesvol event in het Amsterdamse Scheepvaartmuseum.
Wij vroegen het Leger des Heils naar de urgentie van hun boodschap: gaat het om informatie die mensen écht moeten krijgen of is het informatie die jullie graag delen met jullie achterban? Ook voerden wij gesprekken om vast te stellen hoe normaal gesproken met de achterban gecommuniceerd wordt, hoe vaak en welke van deze processen écht door moeten gaan gedurende de corona pandemie.
De uitkomst van onze gesprekken heeft geleid tot een concept waarbij dynamiek en interactie met de achterban centraal stond, daarom hebben wij samen gekozen voor een live talkshow én een presentatie setting. Gedurende deze talkshow kregen sprekers van verschillende disciplines en achtergronden de kans om inzichten en verhalen te delen.
Het resultaat was een zeer succesvol event met een zeer hoog opkomstpercentage én veel “terugkijk views”, waarmee we een groter bereik voor het Leger des Heils hebben gerealiseerd ten opzichte van een live event.
Heb jij behoefte aan een partner om memorabele events mee te organiseren, en ben je niet bang voor de kritische spiegel die wij voorhouden? Wij helpen je graag met de organisatie van je event én het behalen van je doelen! Neem contact op met Niels, Quinten of Koen, bellen kan natuurlijk ook: +31(0)20 21 81 786.
Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Regelmatig delen we toffe events en nieuwe inzichten.