Dé checklist voor een geslaagd online event
Heb jij al een checklist voor jouw event? En heb je daarin ook alle aandachtspunten van online events meegenomen? Of je nu een ervaren event organisator bent of juist je eerste event voorbereid: een checklist gaat je helpen jouw event tot een succes te maken. In dit artikel hebben we vooral aandacht voor de aspecten van een online event; strategie, IT restricties en de stap naar een hybride evenement.
Online events strategisch inzetten voor organisatiedoelen
Een geslaagd online event draagt bij aan één of meerdere strategische doelen van jouw organisatie. En daarom wil je natuurlijk een partner die ook op strategisch niveau meedenkt over hoe jouw online evenement daaraan bij gaat dragen. Wij bewaken natuurlijk het proces en organiseren het event tot in het kleinste detail maar houden jou soms ook een spiegel voor zodat we altijd scherp houden dat jouw doel centraal blijft staan.
Een belangrijk hulpmiddel voor het organiseren van een succesvol event is de checklist. Door samen een checklist vast te stellen blijft jouw doel altijd voorop staan.
Checklist online events
Maak jij gebruik van een checklist als je een event organiseert? Heb je al talloze events georganiseerd en kan je jouw checklist met je ogen dicht opnoemen of is het de eerste keer dat je een event organiseert? Wij raden ten alle tijden een checklist aan. Een checklist is wat ons betreft onmisbaar in de voorbereiding van je event. Het is een relatief simpel instrument waarmee je overzicht creëert.
Maar, wat staat er op een goede checklist voor een online event? De basis van een goede checklist voor een online event verschilt niet veel van de checklist die je voor een offline event opstelt. Daarbij kun je denken aan:
- Heb ik mijn doelgroep bepaald?
- Heb ik het doel van mijn event vastgesteld?
- Heb ik mijn doel onderverdeeld in subdoelen?
- Welke content ga ik tijdens het event gebruiken en op welke manier?
En zo kunnen we nog wel even doorgaan. Maar, een online event vraagt om een aantal extra onderwerpen op de checklist. Op basis van onze ervaring lichten we vier elementen graag uit:
- Online strategie
- Engagement en interactie
- IT restricties
- Organisatie hybride event
Whitepaper Succes met online events
Wil jij meer weten over de voordelen van online events of wat er allemaal komt kijken bij een online event productie? Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in één whitepaper, laat je e-mailadres achter en je ontvangt het whitepaper direct!
Online strategie
Online events en de vele online mogelijkheden zijn voor veel mensen relatief nieuw en onbekend. Een online event vraagt niet alleen om hele andere middelen maar meestal zelfs om een hele andere strategie om je doel te bereiken. Wij voelen vaak de noodzaak en urgentie om onze klanten daarin (soms kritisch) te adviseren. Voordat we een concept en event ontwikkelen denken we eerst na over de achterliggende strategie.
Welke strategische doelen dient het event en hoe zorgen we ervoor dat deze geborgd zijn?
Engagement en Interactie
Bij een live event kun je als spreker het publiek in de ogen kijken en je kunt ze vragen stellen. Kortom, men reageert op je verhaal. Bij een online event zit je publiek niet in de zaal. Sterker nog, vaak niet eens in dezelfde stad, land of continent. De dagvoorzitter of spreker heeft dus de taak om de mensen thuis te blijven boeien. Dit kan door middel van interactieve tools waarbij men thuis live input geeft aan het evenement.
Met verschillende interactieve tools betrek je de kijker op afstand bij jouw event. Je kunt denken aan een live Q&A met de spreker of een onderlinge chat tussen de deelnemers, waar jij als organisator overigens ook op kunt reageren. Ook polls doen het erg goed. Zo zorg je er niet alleen voor dat je mensen blijft boeien, je creëert ook een interactief event én waardevolle kennis over je doelgroep.
Je gebruikt de input die men geeft live in de show door de binnengekomen vragen te beantwoorden. Als je te veel vragen binnenkrijgt beantwoord ze dan in je Thank You mail en aftermovie (en benoem dat ook). Opvallende resultaten van de poll dienen besproken te worden door de presentator of aan tafel in de talkshow setting. Hoe denkt de tafel erover dat 80% van het publiek antwoord C heeft gestemd? Tenslotte kun je als organisator je vragen zo opstellen dat het je input is voor een volgend evenement. Je leert immers wat je doelgroep als interessant heeft ervaren en meer over wil leren.
Zo organiseren we niet alleen online evenementen en congressen, maar maken we daar écht kennisdeling van die twee kanten op gaat.
IT restricties
Er komt meer kijken bij een professioneel event dan een goede internetverbinding. Denk bijvoorbeeld aan firewalls en het gebruik van diverse online communicatiemiddelen. Daarnaast vraagt hoogwaardig beeld én audio, het inzetten van polls en mensen die inbellen veel van de systemen. Het is daarom zaak de IT manager van de organisatie en eventueel de locatie waar het online event plaatsvindt direct bij de organisatie te betrekken. Zo weet je al vroeg in het proces wat de technische restricties zijn, wat je daar nog aan kunt veranderen en hoe het concept daarin moet passen. En weer geldt: rehearsals, rehearsals, rehearsals!
Welke IT factoren zijn cruciaal en hoe houden we hier zicht op?
Organisatie hybride event
Een hybride event organiseren vraagt een hele goede voorbereiding. Je bedient namelijk twee doelgroepen: de fysiek aanwezige bezoeker én de online bezoeker. Je kunt je richten op daar waar de meeste mensen zich bevinden (in de zaal of online) of pleiten voor bijvoorbeeld twee verschillende programma’s. We maken met online events TV-waardige producties en wanneer je dit vergelijkt met een talkshow in de avond, kun je je voorstellen dat die show ook niet nadrukkelijk voor het publiek in de studio wordt gemaakt, maar vooral voor de mensen thuis. Hybride events vragen dus om een andere indeling van inhoud, programma en content. Ook in de techniek vraagt een hybride event om een andere organisatie. Je wilt natuurlijk dat het licht op locatie klopt en online. Hetzelfde geldt voor beeld en geluid. Organiseer je een hybride event neem dan al deze aspecten zowel voor online als voor offline mee in je checklist.
Whitepaper Succes met online events
Wil jij meer weten over de voordelen van online events of wat er allemaal komt kijken bij een online event productie? Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in één whitepaper, laat je e-mailadres achter en je ontvangt het whitepaper direct!
Case: Hybrid Hospitality Event
Het is misschien wel hét vraagstuk voor de evenementenbranche en organisaties die hun doelgroep willen bereiken met een event. Hoe mogen en kunnen we een event organiseren tijdens de corona pandemie?
NH Hotels besloot in 2020 antwoord te bieden op hun klantvraag “hoe wordt een event bij NH Hotels gefaciliteerd volgens de maatregelen als we meer gasten hebben dan in de zaal mogen?” door zelf een hybride event te organiseren voor een groep van ongeveer 350 eventmanagers.
Samen met NH Hotels produceerden wij het Hybrid Hospitality Event in het NH Collection Grand Hotel Krasnapolsky. Zoals eerder aangegeven vraagt een hybride event om een verschillende aanpak voor beide doelgroepen. Waar fysiek aanwezige bezoekers voorafgaand aan het event bijvoorbeeld konden netwerken, speelde een pianist verzoekjes voor de online bezoekers. Exclusiviteit voor beide doelgroepen dus. Tijdens het event gingen onder andere de COO van de RAI, de Head of Events van een Europese associatie en de directeur marketing meeting & events van NBTC met elkaar in gesprek. Met open vragen werden de online bezoekers in gesprek gebracht met het panel in de zaal.
“We waren al zo snel omgeschakeld naar online in het begin van de crisis, dat we dé oplossing hadden voor onze klanten om hun evenementen toch door te laten gaan, om toch hun doel te bereiken, maar dan online. Toch ging lang niet iedereen daar meteen voor. Hoe werkt dat dan, hoe ziet dat eruit? Wat zijn de mogelijkheden? Dus in plaats van de antwoorden alleen te vertellen net als andere bedrijven, besloten we samen met NH Hotels om het onze relaties echt te laten ervaren. Je nek uitsteken, durven en doen. En sindsdien gaat het hard en hebben we waanzinnige producties mogen organiseren voor bestaande en nieuwe relaties. ” – Niels Oostenrijk, CEO Eventfabriek
Heb jij behoefte aan een partner om memorabele events mee te organiseren, en ben je niet bang voor de kritische spiegel die wij voorhouden? Wij helpen je graag met de organisatie van je event én het behalen van je doelen! Neem contact op met Niels, Quinten of Koen, bellen kan natuurlijk ook: +31(0)20 21 81 786.
Whitepaper Succes met online events
Wil jij meer weten over de voordelen van online events of wat er allemaal komt kijken bij een online event productie? Wij hebben onze kennis en ervaring gebundeld in één whitepaper, laat je e-mailadres achter en je ontvangt het whitepaper direct!